Запустить в работу
Увеличить численность персонала
Нанять больше людей
Нехватка временных ресурсов
Недостаток времени
Дважды обратить внимание Подчеркнуть Детально исследовать Анализировать Определить область применения Проверить Ввести в эксплуатацию Запустить в работу Увеличить численность персонала Нанять больше людей Нехватка временных ресурсов Недостаток времени Глава 3
«Я люблю свой компьютер»
Процесс написания и редактирования текста на компьютере настолько удобен, что у многих вызывает настоящий восторг (особенно это касается тех, кто начинал работать на печатной машинке), подобный тому, какой иные люди испытывают в связи с покупкой авто. Здесь все легко и просто — изменить слово, добавить точку, удалить предложение, переместить абзац. В связи с этим приемы, описываемые в этой книге, могут показаться вам слишком простыми, а иногда и забавными.
Даже те, кто все еще верен печатной машинке, должны будут вскоре признать, что эпоха постукивания на ней заканчивается. Писатель Том Вульф[18] рассказал в интервью, что его роман A Man in Full[19] был последней машинописной работой, но не потому, что он проникся любовью к компьютеру. Он просто не мог больше ремонтировать пишущую машинку.
В своей замечательной книге «Пишу хорошо» (On Writing Well) Уильям Зинссер называет компьютер «Божьим даром или подарком техники, сделанным для того, чтобы мы могли хорошо писать». Но каким бы замечательным ни было данное изобретение, стоит иметь в виду, что это всего лишь машина, а не волшебник. Этим устройствам неподвластно сделать из плохого писателя хорошего, а зачастую наоборот.
Большинство компьютеров содержат тезаурус, имеют шаблоны для записей или деловых писем, где задан определенный шрифт, размер бумаги и поля. Другие инструменты позволяют нумеровать страницы, делать сноски, вставки, размечать заголовки разделов. Вы можете в две секунды посчитать количество слов или символов.
В этой главе мы расскажем о возможностях современной техники и о том, как избежать опасностей, с которыми вы можете столкнуться при работе на компьютере.
Как пользоваться компьютером, чтобы писать
Существует много способов того, как писать на компьютере, учитывая индивидуальные особенности и привычки.
Один автор любит прокручивать документ назад и редактировать написанное после каждого абзаца или двух; другой же пишет текст целиком, не прерываясь. Вы не сможете найти двух людей с одинаковыми навыками. Ваши собственные наклонности направят вас к тому, что будет лучше именно для вас. Однако опытные пользователи в целом соглашаются, что все же есть ряд общих техник, о чем мы подробнее скажем ниже.
1. Сначала пишите, потом форматируйте
Верстка текста — не сам процесс его написания. Играя с деталями оформления документа, вы можете отвлечься от его содержания. С другой стороны, если вы не хотите, чтобы ваш проект представлял собой лишь нагромождение слов, полезно работать с набросками, форматируя текст с самого начала, чтобы была заметна его структура.
Составитель этой главы, например, отформатировал заголовки и подзаголовки — все, что были в его плане, — набирая еще первый черновой вариант. Это помогало ему содержать мысли в порядке по мере продвижения по тексту. Впрочем, иногда он шел вразрез с собственной рекомендацией: играл с отступами страниц и выделял номера и подзаголовки жирным шрифтом. Они хорошо смотрелись на экране, но это стоило ему потерянного времени и нарушало ход мысли.
2. Соблюдайте правило «более одной копии»
Ни в коем случае не ограничивайтесь одной копией того, над чем вы работаете. Убедитесь, что у вас имеется и резервный вариант. Жесткий диск может подвести, да и внешние носители тоже не вечны. Многие авторы предпочитают дублировать важную информацию на дисках, а также распечатывать копии.
Ознакомьтесь с функцией автосохранения (в меню «Файл/Параметры») и установите ее, чтобы сохранять документ по крайней мере каждые 15 минут. Скачки напряжения или сбой в программе вполне могут нарушить ваш рабочий процесс.
Мы также собираем данные о еженедельных проверках компьютеров на вирусы. Однажды мы не делали этого несколько месяцев и обнаружили 45 вирусов на нашем компьютере и более сотни — на компьютере нашего ассистента. Компании, которые раньше охотились на основные вирусы раз в квартал, теперь делают это каждый день.
То, как часто вы будете создавать бумажные копии ваших черновиков, зависит от объема и важности того, что вы пишете. Чем важнее документы, тем выше вероятность, что вы захотите сравнить проекты или обратиться к более ранним из них. И хотя некоторые программы позволяют сопоставлять версии текста на экране вашего компьютера, все равно сравнительный анализ зачастую легче проводить на бумажных носителях.
Проставьте даты на ваших проектах (в меню «Вставка / Дата и время»). Авторы запутались бы в главах этой книги, если бы не воспользовались этой опцией. Всегда нумеруйте страницы в документах, объем которых превышает две страницы; это серьезно упрощает дальнейшую работу с ними.
3. Подумайте о названиях для ваших файлов
Новые версии программ по работе с текстом позволяют давать файлам длинные названия (без ограничений в восемь символов). Однако по мере заполнения диска вашего компьютера становится все труднее запоминать остроумные имена, которые вы присвоили своим документам.
В конце концов утомительная охота за файлами на диске вызовет у вас тоску по старым добрым временам, когда можно было вручную исследовать свою картотеку. Вы должны разработать простую систему хранения файлов. Профессиональные писатели думают о своей электронной картотеке как об огромном ящике с небольшим количеством основных папок, каждая из которых разделена на вложенные папки.
Для этого издания книги, например, мы завели основную папку с названием WTW3, а также папки для глав 3 и 5 с вложенными папками для новых материалов, касающихся компьютеров и электронной почты. В выборе имен файлов лучше следовать принципам логики, ведь файл должен быть удобным инструментом, а не загадкой.
Предупреждения
Отредактированный текст на мониторе компьютера может выглядеть безукоризненно, но таков ли он на самом деле? Корректировать и еще раз корректировать. Никогда не отправляйте текст, все тщательно не проверив. Лучше всего редактировать бумажную версию документа. Удивительно, но, когда вы имеете дело с листом бумаги, подобным тому, который окажется перед глазами читателя, вы становитесь внимательнее к недочетам.
Используйте программу для проверки орфографии осмотрительно. Она выделяет слова, содержащие ошибки, но иногда начинает «умничать» и делать автоматические замены. Так, один из нас однажды обнаружил во время работы с текстом, что парк Savill Gardens за пределами Лондона, о котором писал его друг Стэнли Пиготт, после внесенных программой «исправлений» превратился в servile (букв. рабский), а сам автор стал именоваться Стэнли Пиглет (букв. Стэнли-Пятачок). Как однажды сказал один эксперт, компьютер — это все же человеческая сущность.
Но ближе к делу! В комиксе Shoe персонаж, сидящий за монитором ПК, отвечает зрителю на вопросы о том, что он пишет: «Пока ничего, но я считаю, что благодаря компьютеру писать стало гораздо проще. С его помощью я могу пальцем напечатать как целую кипу, так и вообще ничего. Я называю это “поток бессознательного”».
Сопротивление потоку бессознательного требует сознательных усилий. Хорошие писатели стараются следовать плану и не отклоняться от курса. Ведь даже если первый вариант работы покажется вам на экране свежим и законченным, вы можете обмануться, приняв его за шедевр. Иллюзия того, что все готово для публикации, может усилиться после печати документа на принтере. Советуем не спешить с выводами.
Будьте консервативны в выборе шрифтов. Наиболее читабельные по начертанию шрифты — те, которыми чаще всего пользуются уважаемые журналы и газеты. Выберите шрифт, встречающийся в Time или Sports Illustrated. Для текста длиннее одного-двух абзацев остановитесь на шрифте с прямым начертанием (воспринимается легче курсива), а шрифт с засечками в этом случае будет более читабельным, чем рубленый шрифт. Это не вопрос личного предпочтения, а выводы серьезных исследований читательской аудитории по всему миру.
Независимо от выбранного вами шрифта, используйте его во всем документе. Не огорчайтесь, если вы не воспользовались всем многообразием шрифтов на вашем компьютере. Вспомните о читателе и поберегите его глаза.
Избегайте выделения жирным шрифтом и подчеркивания. Этот прием подойдет для заголовков, а в тексте его следует использовать только для акцентирования отдельных важных моментов. Это же касается курсива. Когда вы подчеркиваете слишком много слов, эффект может быть противоположным: если подчеркнуто все, то не подчеркнуто ничего, а ваша страница выглядит неряшливо. Если вы все же хотите выделить слово или фразу, сделайте это курсивом. Профессионально подготовленные журналы, газеты, книги всегда предпочитают курсив выделению жирным шрифтом или подчеркиванию.
Забудьте о выравнивании текста по правому краю. Это хорошо смотрится в книгах и журналах, где тщательно редактируется расстояние между словами. В остальных случаях программное обеспечение, как правило, выполняет работу топорно, оставляя между словами огромные пробелы, либо размещая их слишком плотно. Читатели привыкли к деловым бумагам без выравнивания правого поля. Они смотрятся более естественно, и их легче читать, чем документы, в которых оба поля выстраиваются параллельно.
Впрочем, довольно. «Перфекционизм — это п-а-р-а-л-и-ч», — сказал Черчилль. И у отдельных людей компьютер служит для иллюстрации этой фразы. Есть те, кто никогда не перестает заниматься редактированием, и те, кто не прекращает форматировать. Хотим дать вам напутствие: не перестраховывайтесь и идите вперед. Компьютер — это всего лишь ваш инструмент, не становитесь его рабом!
Сколько компьютеров нужно для работы?
Первый ли это ваш компьютер или усовершенствованная модель, стоит обратить внимание на его программное обеспечение. Писателям не требуется много «электронных лошадиных сил», так что практически любой ПК известной марки позволит вам обрабатывать тексты и работать с электронной почтой. Иногда основные бренды предлагают слишком большой объем памяти, и не все понимают, что именно с ним делать.
То, какой ноутбук вы выбрали, отразится на вашей работе. Маленькие, легкие модели с уменьшенной клавиатурой и небольшим экраном — разумное решение, если вы находитесь в разъездах. Модели потяжелее, полнофункциональные и портативные отлично подходят тем, кто пишет или читает большие объемы текста или использует ноутбук как настольный и основной компьютер.
Не пожалейте денег на покупку хорошего монитора — это выгодная инвестиция. Срок службы монитора обычно довольно долгий, а компьютер прослужит вдвое дольше, чем ноутбук. Хорошо, если ваш монитор будет не меньше семнадцати дюймов, а еще лучше — девятнадцати, если у вас есть место на столе. (Новое поколение ЖК-мониторов, чей экран ярче, но мерцает меньше, позволит вам выбрать вариант на несколько дюймов меньше.)
Microsoft Word, ведущая система обработки текстов, со временем становится все лучше. Однако некоторые пользователи не стремятся к постоянным обновлениям и находят ранние версии более понятными, простыми и отвечающими их требованиям.
Принтеры прошли долгий путь в своем развитии: от бывшего еще недавно в ходу медленного и шумного матричного варианта до струйной и лазерной печати. Совершенствуется и доступ к электронной почте и интернету: ISDN (Integrated Services Digital Network) или DSL (Digital Subscriber Lines) предлагают интернет-соединение в двадцать раз быстрее, чем подключение через телефонную линию. Кабельные линии, подключенные через Ethernet-кабель (встроен в большинство новых ПК), еще быстрее.
Технологии развиваются столь стремительно, что какие-либо указания на этот счет потеряют свою актуальность уже к моменту публикации нашей книги. В конечном итоге не забывайте главного: не так важно, какие технологии есть в вашем распоряжении, важно то, что вы сможете благодаря всему этому сделать.
Глава 4
E-mail — огромный почтовый ящик
Однажды зимой Санта читал со сцены Radio City Music Hall в Нью-Йорке рождественские письма и рассказывал тысячам детишек, как они запросто могут связаться с ним через сайт santa.com. Никто и глазом не моргнул, ведь это в порядке вещей для него — оставаться на связи с домашним офисом. Мы плавно перешли от послевоенного поколения сначала к поколению Х, а затем к поколению.com.
Даже если вы не пишете и не получаете миллионы сообщений, все равно они заменили привычную корреспонденцию. Электронная почта делает то, чего обычные письма или телефонные звонки сделать не в силах. Это легко, быстро и дешево. Идеально подходит для подтверждения планов и отправки коротких сообщений, экономит затраты на звонки, курьеров и счета за авиаперевозки. Благодаря электронной почте исчезают часовые пояса и необходимость перезванивать.
Если вы звоните по телефону, то всегда есть риск оторвать собеседника от дел или застать в неподходящий момент. Пользуясь электронной почтой, вы посылаете письмо тогда, когда удобно вам, а получатель открывает его тогда, когда может.
E-mail позволяет компаниям оставаться на связи и реагировать оперативно.
«Вся внутренняя корреспонденция должна передаваться исключительно по электронной почте, — говорит Билл Гейтс. — Так сотрудники могут действовать почти с рефлекторной скоростью». Он настаивает, что на совещаниях не надо знакомить всех с информацией: «Гораздо удобнее использовать e-mail».
Электронная почта меняет мир, в котором мы живем и работаем. Вместо поездок с семьей за границу многие руководители компаний останавливаются в отелях и становятся «виртуальными мигрантами» благодаря электронной почте и мобильным телефонам. Поколение.com заботится обычно о наличии постоянного электронного адреса: «Реальное место проживания люди моего поколения меняют постоянно, а вот адрес электронного ящика останется со мной навсегда, так что люди всегда смогут связаться со мной».
Предупреждение: электронная почта нередко вызывает привыкание и становится причиной разного рода проблем. Она может ускорить развитие конфликта в вопросах, которые требуют более глубоких размышлений. В переписке по электронной почте бывают моменты, когда не удается прервать разговор и спокойно решить проблему. А иногда из соображений любезности наилучшим выходом было бы написанное от руки письмо.
Обычно те, кто оказался в онлайн-пространстве не так давно, делают для себя массу открытий и готовы всем сообщить об этом. Однако они рискуют столкнуться с огромной, но не расположенной их слушать аудиторией. Люди застенчивые, напротив, могут замкнуться в рамках электронных сообщений, что не улучшит их коммуникацию с миром. В целом же все большее число людей отправляют все больше лишних мыслей все большему количеству адресатов. Зная об этом, некоторые начинают удалять письма без прочтения или просто не отвечают на них.
Время — это проблема
Проблема связана не столько с написанием письма, сколько с его получением — как заставить деловых людей прочесть ваше сообщение и добиться ожидаемых действий? Пассажир на борту самолета из Нью-Йорка в Даллас[20] ответил на 900 неоткрытых электронных писем, полученных им за десять месяцев. Однако их оказалось так много, что ему пришлось быть избирательным и удалить весь очевидный мусор.
Большинство руководителей получают от 50 до 100 электронных сообщений в день, у кого-то это число достигает четырех сотен. Допустим, половину легко отсортировать и удалить. Но для ответа на вторую половину и написание еще пары десятков писем потребуется от двух до четырех часов в день. Каждый день. Поток никогда не прекращается. Если вы не разберетесь со своей почтой, она будет безостановочно накапливаться, а вы будете жертвовать общением с семьей, сном или деловыми встречами, чтобы в конце концов что-то сделать со всем этим.
Проблема нехватки времени не ограничивается электронной почтой. Опрос Pitney Bowes показал, что среднестатистический офисный работник в США отправляет или получает более 200 сообщений в день по телефону, электронной почте, голосовой, внутриофисной и традиционной почте, экспресс-почте, факсу, через телефонограммы, курьера или в виде стикеров. Многие из этих сообщений постоянно держат руководителей в напряжении. Специалист по экономике труда Алан Крюгер говорит: «Стало гораздо труднее определить, где кончается работа и начинается отдых».
Мы специально дали вам некое представление о том, какое давление на бизнес оказывает электронная почта. Это понимание — отправная точка для того, чтобы научиться писать хорошо.
Как написать эффективное электронное письмо
Деловое электронное письмо обладает некоторыми особенностями. Основная его часть состоит из кратких тезисов — обычно чем короче, тем лучше. Во многих случаях e-mail используется вместо привычной записки или письма, что однако не отменяет требований к тексту.
Электронная почта, будучи продуктом эпохи интернета и компьютеров, дает отличную возможность для совместного творчества. При этом нет нужды встречаться в одной комнате, чтобы работать вместе. Формат соавторства реализуется как краткое сообщение со вложенным документом для комментариев. Так, авторы этой книги, находясь в Нью-Йорке и Чикаго, смогли совместно работать над переизданием, обмениваясь отрывками текста и своими соображениями по электронной почте.
Все эти формы переписки имеют общую цель: продвигаться вперед, не теряя времени. И здесь писатель постоянно сталкивается с уже знакомой нам проблемой: как быть уверенным в том, что твое сообщение прочтут.
1. Придумайте ясный и убедительный заголовок
Все электронные письма в вашем ящике выглядят одинаково. Не существует внешних подсказок, по которым вы могли бы понять, какое из них важное, а какое нет: ни штемпелей авиапочты, ни сортов почтовой бумаги, ни конвертов, ни знакомого почерка. Единственный признак — личность отправителя и тема.
Вы не сможете о многом судить по первому критерию, чего не скажешь о втором — определении темы по заголовку[21] или названию. Как люди, много лет проработавшие в рекламном бизнесе, мы можем точно сказать, что заголовок — самая читаемая часть любого объявления. Именно заголовок побуждает людей читать дальше (приглядитесь к заголовкам газет, в частности The Wall Street Journal, и вы поймете, что обращает на себя взгляды читателей).
Вам необходима тема, которая привлекает внимание и передает суть вашего послания. Она может быть официальной или неофициальной, серьезной или цветистой, традиционной или необычной. Но ее не может не быть. Вспомните историю про авиапассажира, занимавшегося на борту чтением своей почты. Какой e-mail он прочтет первым: Статус предложения или Как добиться одобрения клиента? Уверены, что он не открыл бы письмо без заголовка, даже если бы знал его автора или читал все остальные письма.
Зачастую руководители устанавливают в своей почте автоматические фильтры, чтобы сортировать входящие сообщения по степени важности или сканировать метки отправителя и тему письма. Терри Диал, управляющая Wells Fargo в Калифорнии, удаляет треть писем, даже не открывая их, а потому очень внимательно относится к своим собственным заголовкам, так что отправляемые ею письма всегда прочитываются. Она остерегается не пройти фильтрацию маркированных сообщений и никогда не помечает их как срочные.
Слишком много отправителей помечают свои письма флажком «Срочно». Это можно сравнить с историей про мальчика, который кричал: «Волк!» — только здесь таких «мальчиков» великое множество. Даже если вы используете метку СРОЧНО избирательно, далеко не все поступают точно так же.
Не забывайте: если вы будете слишком часто поднимать ложную тревогу, это заметят и с адресом вашей электронной почты быстро расправятся.
Важно помнить об особенностях тех электронных сообщений, которые отправлены группе лиц. Все последующие ветви такой переписки связывают этих людей друг с другом, и каждый получатель может определить, относится та или иная реплика к нему или нет. Вас бы очень раздосадовало, если бы вы, прочитав три абзаца, обнаружили, что содержание не имеет к вам отношения. Сразу уточните, кому предназначается ваше сообщение, к примеру: Расписание по запуску ракеты для команды.
Увеличить численность персонала
Нанять больше людей
Нехватка временных ресурсов
Недостаток времени
Дважды обратить внимание Подчеркнуть Детально исследовать Анализировать Определить область применения Проверить Ввести в эксплуатацию Запустить в работу Увеличить численность персонала Нанять больше людей Нехватка временных ресурсов Недостаток времени Глава 3
«Я люблю свой компьютер»
Процесс написания и редактирования текста на компьютере настолько удобен, что у многих вызывает настоящий восторг (особенно это касается тех, кто начинал работать на печатной машинке), подобный тому, какой иные люди испытывают в связи с покупкой авто. Здесь все легко и просто — изменить слово, добавить точку, удалить предложение, переместить абзац. В связи с этим приемы, описываемые в этой книге, могут показаться вам слишком простыми, а иногда и забавными.
Даже те, кто все еще верен печатной машинке, должны будут вскоре признать, что эпоха постукивания на ней заканчивается. Писатель Том Вульф[18] рассказал в интервью, что его роман A Man in Full[19] был последней машинописной работой, но не потому, что он проникся любовью к компьютеру. Он просто не мог больше ремонтировать пишущую машинку.
В своей замечательной книге «Пишу хорошо» (On Writing Well) Уильям Зинссер называет компьютер «Божьим даром или подарком техники, сделанным для того, чтобы мы могли хорошо писать». Но каким бы замечательным ни было данное изобретение, стоит иметь в виду, что это всего лишь машина, а не волшебник. Этим устройствам неподвластно сделать из плохого писателя хорошего, а зачастую наоборот.
Большинство компьютеров содержат тезаурус, имеют шаблоны для записей или деловых писем, где задан определенный шрифт, размер бумаги и поля. Другие инструменты позволяют нумеровать страницы, делать сноски, вставки, размечать заголовки разделов. Вы можете в две секунды посчитать количество слов или символов.
В этой главе мы расскажем о возможностях современной техники и о том, как избежать опасностей, с которыми вы можете столкнуться при работе на компьютере.
Как пользоваться компьютером, чтобы писать
Существует много способов того, как писать на компьютере, учитывая индивидуальные особенности и привычки.
Один автор любит прокручивать документ назад и редактировать написанное после каждого абзаца или двух; другой же пишет текст целиком, не прерываясь. Вы не сможете найти двух людей с одинаковыми навыками. Ваши собственные наклонности направят вас к тому, что будет лучше именно для вас. Однако опытные пользователи в целом соглашаются, что все же есть ряд общих техник, о чем мы подробнее скажем ниже.
1. Сначала пишите, потом форматируйте
Верстка текста — не сам процесс его написания. Играя с деталями оформления документа, вы можете отвлечься от его содержания. С другой стороны, если вы не хотите, чтобы ваш проект представлял собой лишь нагромождение слов, полезно работать с набросками, форматируя текст с самого начала, чтобы была заметна его структура.
Составитель этой главы, например, отформатировал заголовки и подзаголовки — все, что были в его плане, — набирая еще первый черновой вариант. Это помогало ему содержать мысли в порядке по мере продвижения по тексту. Впрочем, иногда он шел вразрез с собственной рекомендацией: играл с отступами страниц и выделял номера и подзаголовки жирным шрифтом. Они хорошо смотрелись на экране, но это стоило ему потерянного времени и нарушало ход мысли.
2. Соблюдайте правило «более одной копии»
Ни в коем случае не ограничивайтесь одной копией того, над чем вы работаете. Убедитесь, что у вас имеется и резервный вариант. Жесткий диск может подвести, да и внешние носители тоже не вечны. Многие авторы предпочитают дублировать важную информацию на дисках, а также распечатывать копии.
Ознакомьтесь с функцией автосохранения (в меню «Файл/Параметры») и установите ее, чтобы сохранять документ по крайней мере каждые 15 минут. Скачки напряжения или сбой в программе вполне могут нарушить ваш рабочий процесс.
Мы также собираем данные о еженедельных проверках компьютеров на вирусы. Однажды мы не делали этого несколько месяцев и обнаружили 45 вирусов на нашем компьютере и более сотни — на компьютере нашего ассистента. Компании, которые раньше охотились на основные вирусы раз в квартал, теперь делают это каждый день.
То, как часто вы будете создавать бумажные копии ваших черновиков, зависит от объема и важности того, что вы пишете. Чем важнее документы, тем выше вероятность, что вы захотите сравнить проекты или обратиться к более ранним из них. И хотя некоторые программы позволяют сопоставлять версии текста на экране вашего компьютера, все равно сравнительный анализ зачастую легче проводить на бумажных носителях.
Проставьте даты на ваших проектах (в меню «Вставка / Дата и время»). Авторы запутались бы в главах этой книги, если бы не воспользовались этой опцией. Всегда нумеруйте страницы в документах, объем которых превышает две страницы; это серьезно упрощает дальнейшую работу с ними.
3. Подумайте о названиях для ваших файлов
Новые версии программ по работе с текстом позволяют давать файлам длинные названия (без ограничений в восемь символов). Однако по мере заполнения диска вашего компьютера становится все труднее запоминать остроумные имена, которые вы присвоили своим документам.
В конце концов утомительная охота за файлами на диске вызовет у вас тоску по старым добрым временам, когда можно было вручную исследовать свою картотеку. Вы должны разработать простую систему хранения файлов. Профессиональные писатели думают о своей электронной картотеке как об огромном ящике с небольшим количеством основных папок, каждая из которых разделена на вложенные папки.
Для этого издания книги, например, мы завели основную папку с названием WTW3, а также папки для глав 3 и 5 с вложенными папками для новых материалов, касающихся компьютеров и электронной почты. В выборе имен файлов лучше следовать принципам логики, ведь файл должен быть удобным инструментом, а не загадкой.
Предупреждения
Отредактированный текст на мониторе компьютера может выглядеть безукоризненно, но таков ли он на самом деле? Корректировать и еще раз корректировать. Никогда не отправляйте текст, все тщательно не проверив. Лучше всего редактировать бумажную версию документа. Удивительно, но, когда вы имеете дело с листом бумаги, подобным тому, который окажется перед глазами читателя, вы становитесь внимательнее к недочетам.
Используйте программу для проверки орфографии осмотрительно. Она выделяет слова, содержащие ошибки, но иногда начинает «умничать» и делать автоматические замены. Так, один из нас однажды обнаружил во время работы с текстом, что парк Savill Gardens за пределами Лондона, о котором писал его друг Стэнли Пиготт, после внесенных программой «исправлений» превратился в servile (букв. рабский), а сам автор стал именоваться Стэнли Пиглет (букв. Стэнли-Пятачок). Как однажды сказал один эксперт, компьютер — это все же человеческая сущность.
Но ближе к делу! В комиксе Shoe персонаж, сидящий за монитором ПК, отвечает зрителю на вопросы о том, что он пишет: «Пока ничего, но я считаю, что благодаря компьютеру писать стало гораздо проще. С его помощью я могу пальцем напечатать как целую кипу, так и вообще ничего. Я называю это “поток бессознательного”».
Сопротивление потоку бессознательного требует сознательных усилий. Хорошие писатели стараются следовать плану и не отклоняться от курса. Ведь даже если первый вариант работы покажется вам на экране свежим и законченным, вы можете обмануться, приняв его за шедевр. Иллюзия того, что все готово для публикации, может усилиться после печати документа на принтере. Советуем не спешить с выводами.
Будьте консервативны в выборе шрифтов. Наиболее читабельные по начертанию шрифты — те, которыми чаще всего пользуются уважаемые журналы и газеты. Выберите шрифт, встречающийся в Time или Sports Illustrated. Для текста длиннее одного-двух абзацев остановитесь на шрифте с прямым начертанием (воспринимается легче курсива), а шрифт с засечками в этом случае будет более читабельным, чем рубленый шрифт. Это не вопрос личного предпочтения, а выводы серьезных исследований читательской аудитории по всему миру.
Независимо от выбранного вами шрифта, используйте его во всем документе. Не огорчайтесь, если вы не воспользовались всем многообразием шрифтов на вашем компьютере. Вспомните о читателе и поберегите его глаза.
Избегайте выделения жирным шрифтом и подчеркивания. Этот прием подойдет для заголовков, а в тексте его следует использовать только для акцентирования отдельных важных моментов. Это же касается курсива. Когда вы подчеркиваете слишком много слов, эффект может быть противоположным: если подчеркнуто все, то не подчеркнуто ничего, а ваша страница выглядит неряшливо. Если вы все же хотите выделить слово или фразу, сделайте это курсивом. Профессионально подготовленные журналы, газеты, книги всегда предпочитают курсив выделению жирным шрифтом или подчеркиванию.
Забудьте о выравнивании текста по правому краю. Это хорошо смотрится в книгах и журналах, где тщательно редактируется расстояние между словами. В остальных случаях программное обеспечение, как правило, выполняет работу топорно, оставляя между словами огромные пробелы, либо размещая их слишком плотно. Читатели привыкли к деловым бумагам без выравнивания правого поля. Они смотрятся более естественно, и их легче читать, чем документы, в которых оба поля выстраиваются параллельно.
Впрочем, довольно. «Перфекционизм — это п-а-р-а-л-и-ч», — сказал Черчилль. И у отдельных людей компьютер служит для иллюстрации этой фразы. Есть те, кто никогда не перестает заниматься редактированием, и те, кто не прекращает форматировать. Хотим дать вам напутствие: не перестраховывайтесь и идите вперед. Компьютер — это всего лишь ваш инструмент, не становитесь его рабом!
Сколько компьютеров нужно для работы?
Первый ли это ваш компьютер или усовершенствованная модель, стоит обратить внимание на его программное обеспечение. Писателям не требуется много «электронных лошадиных сил», так что практически любой ПК известной марки позволит вам обрабатывать тексты и работать с электронной почтой. Иногда основные бренды предлагают слишком большой объем памяти, и не все понимают, что именно с ним делать.
То, какой ноутбук вы выбрали, отразится на вашей работе. Маленькие, легкие модели с уменьшенной клавиатурой и небольшим экраном — разумное решение, если вы находитесь в разъездах. Модели потяжелее, полнофункциональные и портативные отлично подходят тем, кто пишет или читает большие объемы текста или использует ноутбук как настольный и основной компьютер.
Не пожалейте денег на покупку хорошего монитора — это выгодная инвестиция. Срок службы монитора обычно довольно долгий, а компьютер прослужит вдвое дольше, чем ноутбук. Хорошо, если ваш монитор будет не меньше семнадцати дюймов, а еще лучше — девятнадцати, если у вас есть место на столе. (Новое поколение ЖК-мониторов, чей экран ярче, но мерцает меньше, позволит вам выбрать вариант на несколько дюймов меньше.)
Microsoft Word, ведущая система обработки текстов, со временем становится все лучше. Однако некоторые пользователи не стремятся к постоянным обновлениям и находят ранние версии более понятными, простыми и отвечающими их требованиям.
Принтеры прошли долгий путь в своем развитии: от бывшего еще недавно в ходу медленного и шумного матричного варианта до струйной и лазерной печати. Совершенствуется и доступ к электронной почте и интернету: ISDN (Integrated Services Digital Network) или DSL (Digital Subscriber Lines) предлагают интернет-соединение в двадцать раз быстрее, чем подключение через телефонную линию. Кабельные линии, подключенные через Ethernet-кабель (встроен в большинство новых ПК), еще быстрее.
Технологии развиваются столь стремительно, что какие-либо указания на этот счет потеряют свою актуальность уже к моменту публикации нашей книги. В конечном итоге не забывайте главного: не так важно, какие технологии есть в вашем распоряжении, важно то, что вы сможете благодаря всему этому сделать.
Глава 4
E-mail — огромный почтовый ящик
Однажды зимой Санта читал со сцены Radio City Music Hall в Нью-Йорке рождественские письма и рассказывал тысячам детишек, как они запросто могут связаться с ним через сайт santa.com. Никто и глазом не моргнул, ведь это в порядке вещей для него — оставаться на связи с домашним офисом. Мы плавно перешли от послевоенного поколения сначала к поколению Х, а затем к поколению.com.
Даже если вы не пишете и не получаете миллионы сообщений, все равно они заменили привычную корреспонденцию. Электронная почта делает то, чего обычные письма или телефонные звонки сделать не в силах. Это легко, быстро и дешево. Идеально подходит для подтверждения планов и отправки коротких сообщений, экономит затраты на звонки, курьеров и счета за авиаперевозки. Благодаря электронной почте исчезают часовые пояса и необходимость перезванивать.
Если вы звоните по телефону, то всегда есть риск оторвать собеседника от дел или застать в неподходящий момент. Пользуясь электронной почтой, вы посылаете письмо тогда, когда удобно вам, а получатель открывает его тогда, когда может.
E-mail позволяет компаниям оставаться на связи и реагировать оперативно.
«Вся внутренняя корреспонденция должна передаваться исключительно по электронной почте, — говорит Билл Гейтс. — Так сотрудники могут действовать почти с рефлекторной скоростью». Он настаивает, что на совещаниях не надо знакомить всех с информацией: «Гораздо удобнее использовать e-mail».
Электронная почта меняет мир, в котором мы живем и работаем. Вместо поездок с семьей за границу многие руководители компаний останавливаются в отелях и становятся «виртуальными мигрантами» благодаря электронной почте и мобильным телефонам. Поколение.com заботится обычно о наличии постоянного электронного адреса: «Реальное место проживания люди моего поколения меняют постоянно, а вот адрес электронного ящика останется со мной навсегда, так что люди всегда смогут связаться со мной».
Предупреждение: электронная почта нередко вызывает привыкание и становится причиной разного рода проблем. Она может ускорить развитие конфликта в вопросах, которые требуют более глубоких размышлений. В переписке по электронной почте бывают моменты, когда не удается прервать разговор и спокойно решить проблему. А иногда из соображений любезности наилучшим выходом было бы написанное от руки письмо.
Обычно те, кто оказался в онлайн-пространстве не так давно, делают для себя массу открытий и готовы всем сообщить об этом. Однако они рискуют столкнуться с огромной, но не расположенной их слушать аудиторией. Люди застенчивые, напротив, могут замкнуться в рамках электронных сообщений, что не улучшит их коммуникацию с миром. В целом же все большее число людей отправляют все больше лишних мыслей все большему количеству адресатов. Зная об этом, некоторые начинают удалять письма без прочтения или просто не отвечают на них.
Время — это проблема
Проблема связана не столько с написанием письма, сколько с его получением — как заставить деловых людей прочесть ваше сообщение и добиться ожидаемых действий? Пассажир на борту самолета из Нью-Йорка в Даллас[20] ответил на 900 неоткрытых электронных писем, полученных им за десять месяцев. Однако их оказалось так много, что ему пришлось быть избирательным и удалить весь очевидный мусор.
Большинство руководителей получают от 50 до 100 электронных сообщений в день, у кого-то это число достигает четырех сотен. Допустим, половину легко отсортировать и удалить. Но для ответа на вторую половину и написание еще пары десятков писем потребуется от двух до четырех часов в день. Каждый день. Поток никогда не прекращается. Если вы не разберетесь со своей почтой, она будет безостановочно накапливаться, а вы будете жертвовать общением с семьей, сном или деловыми встречами, чтобы в конце концов что-то сделать со всем этим.
Проблема нехватки времени не ограничивается электронной почтой. Опрос Pitney Bowes показал, что среднестатистический офисный работник в США отправляет или получает более 200 сообщений в день по телефону, электронной почте, голосовой, внутриофисной и традиционной почте, экспресс-почте, факсу, через телефонограммы, курьера или в виде стикеров. Многие из этих сообщений постоянно держат руководителей в напряжении. Специалист по экономике труда Алан Крюгер говорит: «Стало гораздо труднее определить, где кончается работа и начинается отдых».
Мы специально дали вам некое представление о том, какое давление на бизнес оказывает электронная почта. Это понимание — отправная точка для того, чтобы научиться писать хорошо.
Как написать эффективное электронное письмо
Деловое электронное письмо обладает некоторыми особенностями. Основная его часть состоит из кратких тезисов — обычно чем короче, тем лучше. Во многих случаях e-mail используется вместо привычной записки или письма, что однако не отменяет требований к тексту.
Электронная почта, будучи продуктом эпохи интернета и компьютеров, дает отличную возможность для совместного творчества. При этом нет нужды встречаться в одной комнате, чтобы работать вместе. Формат соавторства реализуется как краткое сообщение со вложенным документом для комментариев. Так, авторы этой книги, находясь в Нью-Йорке и Чикаго, смогли совместно работать над переизданием, обмениваясь отрывками текста и своими соображениями по электронной почте.
Все эти формы переписки имеют общую цель: продвигаться вперед, не теряя времени. И здесь писатель постоянно сталкивается с уже знакомой нам проблемой: как быть уверенным в том, что твое сообщение прочтут.
1. Придумайте ясный и убедительный заголовок
Все электронные письма в вашем ящике выглядят одинаково. Не существует внешних подсказок, по которым вы могли бы понять, какое из них важное, а какое нет: ни штемпелей авиапочты, ни сортов почтовой бумаги, ни конвертов, ни знакомого почерка. Единственный признак — личность отправителя и тема.
Вы не сможете о многом судить по первому критерию, чего не скажешь о втором — определении темы по заголовку[21] или названию. Как люди, много лет проработавшие в рекламном бизнесе, мы можем точно сказать, что заголовок — самая читаемая часть любого объявления. Именно заголовок побуждает людей читать дальше (приглядитесь к заголовкам газет, в частности The Wall Street Journal, и вы поймете, что обращает на себя взгляды читателей).
Вам необходима тема, которая привлекает внимание и передает суть вашего послания. Она может быть официальной или неофициальной, серьезной или цветистой, традиционной или необычной. Но ее не может не быть. Вспомните историю про авиапассажира, занимавшегося на борту чтением своей почты. Какой e-mail он прочтет первым: Статус предложения или Как добиться одобрения клиента? Уверены, что он не открыл бы письмо без заголовка, даже если бы знал его автора или читал все остальные письма.
Зачастую руководители устанавливают в своей почте автоматические фильтры, чтобы сортировать входящие сообщения по степени важности или сканировать метки отправителя и тему письма. Терри Диал, управляющая Wells Fargo в Калифорнии, удаляет треть писем, даже не открывая их, а потому очень внимательно относится к своим собственным заголовкам, так что отправляемые ею письма всегда прочитываются. Она остерегается не пройти фильтрацию маркированных сообщений и никогда не помечает их как срочные.
Слишком много отправителей помечают свои письма флажком «Срочно». Это можно сравнить с историей про мальчика, который кричал: «Волк!» — только здесь таких «мальчиков» великое множество. Даже если вы используете метку СРОЧНО избирательно, далеко не все поступают точно так же.
Не забывайте: если вы будете слишком часто поднимать ложную тревогу, это заметят и с адресом вашей электронной почты быстро расправятся.
Важно помнить об особенностях тех электронных сообщений, которые отправлены группе лиц. Все последующие ветви такой переписки связывают этих людей друг с другом, и каждый получатель может определить, относится та или иная реплика к нему или нет. Вас бы очень раздосадовало, если бы вы, прочитав три абзаца, обнаружили, что содержание не имеет к вам отношения. Сразу уточните, кому предназначается ваше сообщение, к примеру: Расписание по запуску ракеты для команды.