Юристы утверждают, что такой язык наиболее четок, недвусмыслен и наилучшим образом подходит для составления контрактов и иных документов. Вполне возможно, но мы полагаем, что те же самые мысли могли бы быть выражены более кратко и ясно:
BLANK Corporation считает необходимым предложить держателям акций, являющимся резидентами или гражданами США, принять участие в Плане реинвестирования дивидендов (DRP) на тех же условиях, что и для неамериканских акционеров. В программе будут участвовать и держатели АДР (как указано ниже).
BLANK Corporation внесла соответствующие поправки в DRP; исправленная версия документа прилагается.
Если некоторые особенности юридического языка еще можно оправдать, то вот оправдания канцеляриту не существует. Признаками канцелярита принято считать длинные формулировки, аббревиатуры, отглагольные существительные, расщепленные сказуемые, огромное количество пунктов и подпунктов в тексте, а также бизнес-жаргонизмы.
Пытаясь избавиться от канцелярита, постарайтесь записывать то, что вы сказали бы читателю в разговоре лицом к лицу. Не волнуйтесь, если результат покажется вам несерьезным. Как только вы поймете, как высказать основную идею обычным языком, то сможете подстроить стиль письма под соответствующий уровень формальности. Чтобы вырваться из канцелярита, исключите из текста латинские выражения, если вы их употребляете. Например, не стоит писать N.B.! (Nota bene!), когда вы хотите обратить внимание читателя на важный пункт. Это допустимо только в подчеркнуто официальных или юридических документах и не приветствуется в заголовках и названиях.
14. Помните о том, чего читатель не знает
Читатель редко знает, к каким выводам подводит его автор и что именно хочет сказать. Не стоит полагать, что люди могут читать ваши мысли так, как они читают ваше письмо или документ. Всегда помните, с чем читатель знаком — с какой справочной информацией, какими фактами, техническими терминами.
Следите за аббревиатурами. Возможно, их кто-то не поймет? Может, они покажутся неоднозначными даже тем, кто знаком с ними?
«K» обозначает тысячу в США, «M» — миллион в Англии.
«9/12» обозначает 12 сентября в США и 9 декабря в Европе.
Если без аббревиатур никак не обойтись, сразу же расшифровывайте их. «Цена за тысячу показов (CPM)[14] — тот показатель, за которым мы будем следить в ходе этого проекта».
15. Будьте осторожны с пунктуацией
Главная задача знаков препинания схожа с функцией дорожных знаков: они помогают читателю ориентироваться в предложениях. Пропущенная запятая, лишняя или поставленная не там, где надо, может ввести читателей в заблуждение или поменять смысл предложения.
Вот довольно банальный пример, который тем не менее доказывает роль пунктуации[15]:
Уйти, нельзя остаться.
Сюда же можно отнести такие фразы, как «говорить нельзя сказать», «любить нельзя использовать» и т. д.
Обычная ошибка в бизнес-текстах — использование кавычек для выделения: этот крепеж обладает «особым» пределом прочности. Когда глава компании выделил кавычками слово в важном документе, его помощник поинтересовался, почему он так сделал. Тот ответил, что хотел тем самым подчеркнуть точность написанного. Помощник спросил, не нужно ли в тех же целях регистрироваться в отеле как Джон Дергин с «женой».
Существует масса словарей и справочников, которые помогут вам сориентироваться в вопросах пунктуации и понять разницу между двоеточием, тире и точкой с запятой.
16. Лучше преуменьшайте, а не преувеличивайте
Никогда не лгите читателю и не преувеличивайте, если только не делаете это открыто с целью произвести впечатление. Гораздо убедительнее преуменьшить, чем преувеличить. Одно лишь доказательство того, что вы говорите неправду, — и это ставит под угрозу все дело. Хотя, конечно, трудно устоять перед соблазном раздуть факты, чтобы обосновать свою позицию. Можно также обсуждать наполовину правдивые новости, пытаясь избежать необходимости говорить о плохих.
Всякий раз, испытывая подобное искушение, напоминайте себе, что умные читатели держат ухо востро и редко попадают в ловушки. Из этих же соображений используйте в тексте десятичные дроби и не обозначайте 6,7 оборота — «почти семь» или «больше шести с половиной».
Писатель Генри Менкен всю жизнь хранил запечатанный конверт, который открыли, только когда он скончался и нужно было составить некролог. Послание, заключенное в конверте, гласило: «Не переборщите».
17. Пишите так, чтобы вас не могли понять неправильно
Мало составить понятные вашему читателю предложения и абзацы. Надо тщательно проверить те пункты, которые могут быть неправильно поняты.
Реферат студента начинается со следующих слов:
Моя мать принимала активное участие в Законодательном собрании штата Калифорния.
Некоторые читатели могут не понять причины такой активной гражданской позиции.
Неоднозначность часто возникает из-за какого-то одного предложения, которое несет смысловую нагрузку. Но если такое предложение разделить, это может творить чудеса.
Вот заявление из отчета Комиссии по ядерной регламентации США:
Было бы целесообразно как можно скорее рассмотреть вопрос изготовления приборов, которые могли бы обеспечить индикацию уровня жидкости в реакторе.
Если разделить предложение на две части, связанные по смыслу с соседними предложениями, то мысль будет восприниматься легче:
Мы должны быстро наладить получение датчиков лучшего качества. Хорошие датчики точно покажут, сколько жидкости находится в корпусе реактора.
18. Пишите привычным языком даже тексты по узкоспециальным вопросам
Одни из наиболее сложных финансовых продуктов связаны с аннуитетами[16]. По итогам исследования, проведенного среди инвесторов, только у 20% из них есть понимание по этому вопросу. Документы настолько запутанны, что в какой-то момент Комиссия по ценным бумагам и биржам США потребовала писать их «понятным языком», чтобы читатели могли адекватно воспринимать написанное. The Wall Street Journal так прокомментировала это правило: «Избавьтесь от громких слов».
Один из служащих Prudential Investments, чьей обязанностью было переписывать планы по страховым аннуитетам, получил следующее указание: писать так, как если бы он отправлял свои тексты кому-нибудь, кого знал лично, — скажем, бабушке и дедушке.
Чем более узкоспециализирован ваш материал, тем меньше вероятность, что читатель поймет его, если только вы не переведете текст на адекватный язык. Исключение составляет тот случай, когда и читатель, и автор специализируются в одной области. Рекламная кампания New York Telephone подтверждает это различие. В одном из рекламных объявлений директор компании по телекоммуникациям общался с другими специалистами на профессиональном языке:
Учитывая стратегическое значение нашей телекоммуникационной инфраструктуры, способность сети сохранять работоспособность при отказе отдельных местных линий связи далека от идеала.
В том же объявлении глава компании обратился к более широкому кругу людей и объяснил то же самое в другом стиле:
Если сеть выходит из строя, компании приходит конец.
То, что Business Week называет технической терминологией, на самом деле ухудшает понимание сказанного. «Обычный язык, — констатирует журнал, — не используется при составлении большинства инструкций, которые прилагаются к электронике».
Если вы пишете с целью ввести читателей в курс дела, проверьте текст на некоторых из них. Выяснить, что им понятно, а что нет, — бесценная помощь при редактировании. Это поможет вам отделить удачный вариант от провального.
Запутанные тексты выглядят неискренними, а усилия, затраченные на установление контакта с читателем, оказываются напрасными. Еще хуже — попытка сказать нечто, чего люди не хотели бы услышать, преднамеренно сложным языком.
Няня, уронившая ребенка, сослалась в своем отчете на «непредусмотренные действия со стороны младенца».
Составляя текст на основе пресс-релиза ВВС об испытании новой ракеты, журналист написал, что «примерно через 70 секунд после запуска произошли отклонения от нормальных показателей, в результате чего служба безопасности сочла необходимым предпринять действия по уничтожению».
В последнем примере, как мы видим, скрывается тот факт, что с ракетой что-то пошло не так и ее вынуждены были взорвать. Плохие новости не становятся лучше от того, что делаются непонятными. Да, они могут не понравиться читателям, когда вы излагаете их доступным языком. Но неудовольствие не будет связано с подозрением, что вы стремитесь что-то утаить.
Прочтите удивительный бизнес-бестселлер Спенсера Джонсона Who Moved My Cheese?[17] Это простая, почти банальная история о двух маленьких мышках и двух маленьких человечках, которые живут в лабиринте и каждый день находят сыр, а также о том, как они реагируют на то, что однажды сыра в лабиринте не оказывается. В рецензии Fortune говорится, что ключевые идеи этой книги — о том, что следует приготовиться к изменениям, принять их и наслаждаться ими — высказываются очень живым и простым языком. Fortune приводит для сравнения выдержку из книги четырех консультантов по менеджменту:
Компании удается конкурировать на всех рынках присутствия благодаря тому, что она финансирует за счет заемного капитала свои конкурентные преимущества и не вполне осязаемый эффект экономии на масштабах (иными словами, оплачивая за счет займов постоянные издержки в целях создания нематериальных активов).
По своей сути столь пространное предложение схоже с тем, что прозвучало в книге Who Moved My Cheese?
Каждый день мыши и человечки проводят время в лабиринте и ищут свой сыр.
Эта книга действительно рассказывает о том, что происходит в бизнес-кругах, а руководители крупных компаний покупают тысячи экземпляров этого издания. Зачем? Она акцентирует внимание на важных вещах и написана простым языком. Как говорит профессор Harvard Business School Джон Коттер, автор «написал кое-что, что действительно может заинтересовать людей». Он показал кое-что, что на самом деле работает.
Каково ваше состояние, или Что обычно говорят люди
В повседневной жизни люди не всегда говорят просто и понятно. Так, врач, спрашивая по телефону пациента: «Каково ваше состояние после операции?» — хочет узнать лишь, может ли тот самостоятельно добраться до офиса. Синоптики обычно говорят не торнадо, а ураганная активность, а метели именуются у них обильными осадками в виде снега.
В бизнес-лексике подобных примеров масса:
Бизнес-лексика
Обычно говорят так
Ограниченные ресурсы
Мало людей для выполнения работы
В августовский период
В августе
Поручено организацией
Постановили
Дважды обратить внимание
Подчеркнуть
Детально исследовать
Анализировать
Определить область применения
Проверить
Ввести в эксплуатацию
BLANK Corporation считает необходимым предложить держателям акций, являющимся резидентами или гражданами США, принять участие в Плане реинвестирования дивидендов (DRP) на тех же условиях, что и для неамериканских акционеров. В программе будут участвовать и держатели АДР (как указано ниже).
BLANK Corporation внесла соответствующие поправки в DRP; исправленная версия документа прилагается.
Если некоторые особенности юридического языка еще можно оправдать, то вот оправдания канцеляриту не существует. Признаками канцелярита принято считать длинные формулировки, аббревиатуры, отглагольные существительные, расщепленные сказуемые, огромное количество пунктов и подпунктов в тексте, а также бизнес-жаргонизмы.
Пытаясь избавиться от канцелярита, постарайтесь записывать то, что вы сказали бы читателю в разговоре лицом к лицу. Не волнуйтесь, если результат покажется вам несерьезным. Как только вы поймете, как высказать основную идею обычным языком, то сможете подстроить стиль письма под соответствующий уровень формальности. Чтобы вырваться из канцелярита, исключите из текста латинские выражения, если вы их употребляете. Например, не стоит писать N.B.! (Nota bene!), когда вы хотите обратить внимание читателя на важный пункт. Это допустимо только в подчеркнуто официальных или юридических документах и не приветствуется в заголовках и названиях.
14. Помните о том, чего читатель не знает
Читатель редко знает, к каким выводам подводит его автор и что именно хочет сказать. Не стоит полагать, что люди могут читать ваши мысли так, как они читают ваше письмо или документ. Всегда помните, с чем читатель знаком — с какой справочной информацией, какими фактами, техническими терминами.
Следите за аббревиатурами. Возможно, их кто-то не поймет? Может, они покажутся неоднозначными даже тем, кто знаком с ними?
«K» обозначает тысячу в США, «M» — миллион в Англии.
«9/12» обозначает 12 сентября в США и 9 декабря в Европе.
Если без аббревиатур никак не обойтись, сразу же расшифровывайте их. «Цена за тысячу показов (CPM)[14] — тот показатель, за которым мы будем следить в ходе этого проекта».
15. Будьте осторожны с пунктуацией
Главная задача знаков препинания схожа с функцией дорожных знаков: они помогают читателю ориентироваться в предложениях. Пропущенная запятая, лишняя или поставленная не там, где надо, может ввести читателей в заблуждение или поменять смысл предложения.
Вот довольно банальный пример, который тем не менее доказывает роль пунктуации[15]:
Уйти, нельзя остаться.
Сюда же можно отнести такие фразы, как «говорить нельзя сказать», «любить нельзя использовать» и т. д.
Обычная ошибка в бизнес-текстах — использование кавычек для выделения: этот крепеж обладает «особым» пределом прочности. Когда глава компании выделил кавычками слово в важном документе, его помощник поинтересовался, почему он так сделал. Тот ответил, что хотел тем самым подчеркнуть точность написанного. Помощник спросил, не нужно ли в тех же целях регистрироваться в отеле как Джон Дергин с «женой».
Существует масса словарей и справочников, которые помогут вам сориентироваться в вопросах пунктуации и понять разницу между двоеточием, тире и точкой с запятой.
16. Лучше преуменьшайте, а не преувеличивайте
Никогда не лгите читателю и не преувеличивайте, если только не делаете это открыто с целью произвести впечатление. Гораздо убедительнее преуменьшить, чем преувеличить. Одно лишь доказательство того, что вы говорите неправду, — и это ставит под угрозу все дело. Хотя, конечно, трудно устоять перед соблазном раздуть факты, чтобы обосновать свою позицию. Можно также обсуждать наполовину правдивые новости, пытаясь избежать необходимости говорить о плохих.
Всякий раз, испытывая подобное искушение, напоминайте себе, что умные читатели держат ухо востро и редко попадают в ловушки. Из этих же соображений используйте в тексте десятичные дроби и не обозначайте 6,7 оборота — «почти семь» или «больше шести с половиной».
Писатель Генри Менкен всю жизнь хранил запечатанный конверт, который открыли, только когда он скончался и нужно было составить некролог. Послание, заключенное в конверте, гласило: «Не переборщите».
17. Пишите так, чтобы вас не могли понять неправильно
Мало составить понятные вашему читателю предложения и абзацы. Надо тщательно проверить те пункты, которые могут быть неправильно поняты.
Реферат студента начинается со следующих слов:
Моя мать принимала активное участие в Законодательном собрании штата Калифорния.
Некоторые читатели могут не понять причины такой активной гражданской позиции.
Неоднозначность часто возникает из-за какого-то одного предложения, которое несет смысловую нагрузку. Но если такое предложение разделить, это может творить чудеса.
Вот заявление из отчета Комиссии по ядерной регламентации США:
Было бы целесообразно как можно скорее рассмотреть вопрос изготовления приборов, которые могли бы обеспечить индикацию уровня жидкости в реакторе.
Если разделить предложение на две части, связанные по смыслу с соседними предложениями, то мысль будет восприниматься легче:
Мы должны быстро наладить получение датчиков лучшего качества. Хорошие датчики точно покажут, сколько жидкости находится в корпусе реактора.
18. Пишите привычным языком даже тексты по узкоспециальным вопросам
Одни из наиболее сложных финансовых продуктов связаны с аннуитетами[16]. По итогам исследования, проведенного среди инвесторов, только у 20% из них есть понимание по этому вопросу. Документы настолько запутанны, что в какой-то момент Комиссия по ценным бумагам и биржам США потребовала писать их «понятным языком», чтобы читатели могли адекватно воспринимать написанное. The Wall Street Journal так прокомментировала это правило: «Избавьтесь от громких слов».
Один из служащих Prudential Investments, чьей обязанностью было переписывать планы по страховым аннуитетам, получил следующее указание: писать так, как если бы он отправлял свои тексты кому-нибудь, кого знал лично, — скажем, бабушке и дедушке.
Чем более узкоспециализирован ваш материал, тем меньше вероятность, что читатель поймет его, если только вы не переведете текст на адекватный язык. Исключение составляет тот случай, когда и читатель, и автор специализируются в одной области. Рекламная кампания New York Telephone подтверждает это различие. В одном из рекламных объявлений директор компании по телекоммуникациям общался с другими специалистами на профессиональном языке:
Учитывая стратегическое значение нашей телекоммуникационной инфраструктуры, способность сети сохранять работоспособность при отказе отдельных местных линий связи далека от идеала.
В том же объявлении глава компании обратился к более широкому кругу людей и объяснил то же самое в другом стиле:
Если сеть выходит из строя, компании приходит конец.
То, что Business Week называет технической терминологией, на самом деле ухудшает понимание сказанного. «Обычный язык, — констатирует журнал, — не используется при составлении большинства инструкций, которые прилагаются к электронике».
Если вы пишете с целью ввести читателей в курс дела, проверьте текст на некоторых из них. Выяснить, что им понятно, а что нет, — бесценная помощь при редактировании. Это поможет вам отделить удачный вариант от провального.
Запутанные тексты выглядят неискренними, а усилия, затраченные на установление контакта с читателем, оказываются напрасными. Еще хуже — попытка сказать нечто, чего люди не хотели бы услышать, преднамеренно сложным языком.
Няня, уронившая ребенка, сослалась в своем отчете на «непредусмотренные действия со стороны младенца».
Составляя текст на основе пресс-релиза ВВС об испытании новой ракеты, журналист написал, что «примерно через 70 секунд после запуска произошли отклонения от нормальных показателей, в результате чего служба безопасности сочла необходимым предпринять действия по уничтожению».
В последнем примере, как мы видим, скрывается тот факт, что с ракетой что-то пошло не так и ее вынуждены были взорвать. Плохие новости не становятся лучше от того, что делаются непонятными. Да, они могут не понравиться читателям, когда вы излагаете их доступным языком. Но неудовольствие не будет связано с подозрением, что вы стремитесь что-то утаить.
Прочтите удивительный бизнес-бестселлер Спенсера Джонсона Who Moved My Cheese?[17] Это простая, почти банальная история о двух маленьких мышках и двух маленьких человечках, которые живут в лабиринте и каждый день находят сыр, а также о том, как они реагируют на то, что однажды сыра в лабиринте не оказывается. В рецензии Fortune говорится, что ключевые идеи этой книги — о том, что следует приготовиться к изменениям, принять их и наслаждаться ими — высказываются очень живым и простым языком. Fortune приводит для сравнения выдержку из книги четырех консультантов по менеджменту:
Компании удается конкурировать на всех рынках присутствия благодаря тому, что она финансирует за счет заемного капитала свои конкурентные преимущества и не вполне осязаемый эффект экономии на масштабах (иными словами, оплачивая за счет займов постоянные издержки в целях создания нематериальных активов).
По своей сути столь пространное предложение схоже с тем, что прозвучало в книге Who Moved My Cheese?
Каждый день мыши и человечки проводят время в лабиринте и ищут свой сыр.
Эта книга действительно рассказывает о том, что происходит в бизнес-кругах, а руководители крупных компаний покупают тысячи экземпляров этого издания. Зачем? Она акцентирует внимание на важных вещах и написана простым языком. Как говорит профессор Harvard Business School Джон Коттер, автор «написал кое-что, что действительно может заинтересовать людей». Он показал кое-что, что на самом деле работает.
Каково ваше состояние, или Что обычно говорят люди
В повседневной жизни люди не всегда говорят просто и понятно. Так, врач, спрашивая по телефону пациента: «Каково ваше состояние после операции?» — хочет узнать лишь, может ли тот самостоятельно добраться до офиса. Синоптики обычно говорят не торнадо, а ураганная активность, а метели именуются у них обильными осадками в виде снега.
В бизнес-лексике подобных примеров масса:
Бизнес-лексика
Обычно говорят так
Ограниченные ресурсы
Мало людей для выполнения работы
В августовский период
В августе
Поручено организацией
Постановили
Дважды обратить внимание
Подчеркнуть
Детально исследовать
Анализировать
Определить область применения
Проверить
Ввести в эксплуатацию