Рекомендации: авторитетный сайт
Последующие шаги: финансирование и контроль
Пример структуры презентации
MEMORIAL SLOAN-KETTERING CANCER CENTER (MSKCC)
Интернет-стратегия с учетом интереса интернет-пользователей к медицине
Американцы все чаще обращаются к интернету за информацией о здоровье и лечении
[Диаграмма, показывающая рост объема информации медицинской тематики в интернете]
Катализаторы роста
Пользователи, активно следящие за своим здоровьем [Обзор]
Интернет позволяет пациентам узнать обо всем, что связано со здоровьем
[Исследование]
Усиление влияния интернета
Ограничение доступа к врачам заставляет пациентов искать альтернативные источники информации
Опираясь на интернет, MSKCC может помочь более широкой аудитории
Миссия MSKCC:
«Прогрессивный контроль и лечение от рака с помощью программ по уходу за пациентом, исследований и образования»
Образование
[Доступ к знанию, распространение результатов]
Уход за пациентом
[Доступ к результатам обследований, информация о пациентах]
Авторитетный сайт
Cancer Smart будет авторитетным сайтом для информирования и врачебных консультаций
Профилактика рака, выявление болезни, лечение и улучшение качества жизни пациентов и их семей
Медицинских сайтов по вопросам рака много, но ни один не предоставляет полноценной точной информации
[Примеры: общие вопросы здоровья, организации по борьбе с раком, специальные сайты, советы врачей]
Для построения такой структуры необходим анализ каждого элемента: альтернативных вариантов, возможных последствий, затрат или любых других факторов, которые должны быть предварительно взвешены. Существует удобная модель анализа сложных решений — принцип пирамиды, разработанный для McKinsey Барбарой Минто[26].
Принцип пирамиды
В самом простом варианте пирамида устроена так: сначала приводятся основные, более абстрактные идеи, а потом уже все остальные. Поскольку ключевые идеи всегда состоят из более мелких, то структуру можно представить в виде пирамиды из групп идей, связанных единой мыслью.
В структуре пирамиды основные опорные пункты, расположенные по вертикали, суммируют все то, что сказано ниже, тогда как идеи, размещенные по горизонтали, взаимосвязаны между собой и представляют общую логическую аргументацию.
Хотя к такой структуре можно привести не все презентации, в каждой из них обязательно должна рассматриваться поставленная проблема, а принцип пирамиды пригодится для выстраивания мыслей. Минто отмечает, что большинство людей смутно представляют свои идеи, когда садятся писать. «Как мне понять, о чем я думаю, — задался вопросом романист Эдвард Форстер, — пока я не увижу то, что написал?»
Как структурировать презентацию
Удачная презентация — это комбинация четкого мышления при ее подготовке и понятной коммуникации при выступлении. То, что вы скажете и какие навыки продемонстрируете в ходе презентации, — все должно помогать в реализации вашей бизнес-задачи.
1. Придерживайтесь простоты — придерживайтесь цели
Прежде всего определите цели и стратегию. Чтобы задать презентации направление и удерживать внимание слушателей, необходима тема. Сформулируйте простую запоминающуюся тему и начните с нее прямо в заголовке:
УДВОЙТЕ СВОИ ПРОДАЖИ
СОКРАТИТЕ ИЗДЕРЖКИ
ПОСТРОЙТЕ НОВЫЙ СТАДИОН
ПОЛУЧИТЕ БОЛЬШЕ РАЗВЛЕЧЕНИЙ ДЛЯ ЖИТЕЛЕЙ БОСТОНА
Свяжите каждый элемент презентации с темой. Если у вас есть диаграммы, поместите тему на каждой из них, а также упоминайте ее по ходу презентации. Это позволит аудитории сосредоточиться на сути вашего выступления.
2. Поясните публике, к чему вы ведете
Огласите все пункты, которые будут освещены в ходе презентации, опишите ее структуру и уточните, сколько времени она займет. Ваш расчет, конечно, будет приблизительным, но ошибиться можно только в большую сторону. Иными словами, если презентация, которая должна идти 20 минут, длится 25, то это кажется вечностью. Обещайте, что проведете ее за 30 минут, и если закончите пятью минутами раньше, то ее воспримут как короткую, яркую и дельную.
В ходе выступления ссылайтесь на повестку дня, чтобы держать внимание аудитории. Распечатайте копии презентации, чтобы люди могли к ним обращаться и не отвлекаться на конспектирование ваших слов. Постарайтесь ответить на все вопросы слушателей, а если затрудняетесь с ответом, скажите об этом прямо и поясните причины.
3. Говорите о них, а не о себе
Пока вы рассказываете о своей квалификации и своих успехах, люди в аудитории думают об их собственных организациях, их бизнесе и проблемах. Самая большая ошибка при проведении презентации — начать с перечисления ваших характеристик, говорящих людям, какой вы потрясающий.
Работая в рекламе, авторы этой книги узнали, что лучшие презентации нового бизнеса начинаются с анализа перспективных рынков. Даже небольшие исследования приковывают внимание аудитории, а способность докладчика проникать в суть проблемы заставляет прислушиваться к его рекомендациям. Заслуги свои перечисляйте в конце, если это понадобится. К тому моменту сделка либо уже совершена, либо нет.
Соотнесите то, что вы предлагаете, с потребностями аудитории. Преподнесите все, о чем говорится в вашем выступлении, с точки зрения выгоды для публики.
4. Используйте заголовки, а не метки
Докладчики нередко показывают диаграммы с внушительными массивами данных, но не всегда могут их объяснить. О чем именно говорят ваши цифры? Заголовки на графиках и рисунках должны пояснить аудитории, как следует понимать те или иные показатели.
Пишите так
Вместо
Низкая ценовая конкуренция выгодна
Тенденции
Наше преимущество — качественный сервис
Почему поворотный момент?
Мы должны улучшить обслуживание
Заключение
Обозначайте в заголовках сущностные моменты, последовательно ведите аудиторию от диаграммы к диаграмме, от слайда к слайду.
Вводная стратегия
Выход на маленькие рынки, а затем на большие.
Освоение трех новых рынков каждые шесть месяцев.
Активное строительство весной и летом.
Прочтите слушателям каждое слово на экране или диаграмме. Не надо перефразировать — люди будут читать то, что у них перед глазами, вне зависимости от ваших действий. Когда услышанное отличается от увиденного, то это отвлекает.
Прочитайте все, потом прокомментируйте или подробно остановитесь на отдельных пунктах. Если импровизация — ваш конек, можете основные мысли рассказать устно, а диаграммы и слайды снабдить только ключевыми словами или фразами.
Стойте лицом к аудитории. Многие докладчики поворачиваются спиной и читают с экрана, особенно когда он выше уровня глаз. Работайте со слайдом на мониторе ноутбука или с распечаткой, но всегда лицом к людям. Избегайте показа слайдов в темных комнатах (особенно после обеда) — световое пятно компьютерной презентации и без затемненного помещения приковывает внимание публики.
5. Вовлекайте аудиторию
Ищите визуальные средства, чтобы представить информацию интересно. Немного креативности пойдет на пользу. Новые компьютерные программы облегчают построение диаграмм, а многие СМИ сотрудничают с ведущими художниками, чтобы сделать графики и рисунки интересными и понятными. У USA Today в этом огромный опыт, они каждый день размещают минимум одну гистограмму в нижнем левом углу первой полосы. Не будет лишним изучить их приемы и что-то заимствовать.
Продумайте, как вовлечь аудиторию в процесс презентации. Можно предложить слушателям предугадать результаты исследования, а лишь затем их продемонстрировать, можно также выбрать форму вопросов-ответов.
Попробуйте добавить нечто неожиданное. Вы могли бы дать аудитории прослушать записи реплик клиентов, описывающих вашу продукцию; процитировать отрывки из речей руководителей, произнесенных несколько лет назад, когда вы сами были слушателем; показать выдержку из теленовостей, которые освещают какой-то важный момент.
Дэвид Огилви[27] был мастером презентации. Так, чтобы высказать мнение о важности найма лучших специалистов, он представил управляющих в виде кукол-матрешек. Самую маленькую матрешку он обернул листом бумаги, на котором написал:
Если мы наймем людей меньше нас самих, то станем компанией карликов. Если мы наймем людей больше нас самих, мы станем компанией гигантов.
Последующие шаги: финансирование и контроль
Пример структуры презентации
MEMORIAL SLOAN-KETTERING CANCER CENTER (MSKCC)
Интернет-стратегия с учетом интереса интернет-пользователей к медицине
Американцы все чаще обращаются к интернету за информацией о здоровье и лечении
[Диаграмма, показывающая рост объема информации медицинской тематики в интернете]
Катализаторы роста
Пользователи, активно следящие за своим здоровьем [Обзор]
Интернет позволяет пациентам узнать обо всем, что связано со здоровьем
[Исследование]
Усиление влияния интернета
Ограничение доступа к врачам заставляет пациентов искать альтернативные источники информации
Опираясь на интернет, MSKCC может помочь более широкой аудитории
Миссия MSKCC:
«Прогрессивный контроль и лечение от рака с помощью программ по уходу за пациентом, исследований и образования»
Образование
[Доступ к знанию, распространение результатов]
Уход за пациентом
[Доступ к результатам обследований, информация о пациентах]
Авторитетный сайт
Cancer Smart будет авторитетным сайтом для информирования и врачебных консультаций
Профилактика рака, выявление болезни, лечение и улучшение качества жизни пациентов и их семей
Медицинских сайтов по вопросам рака много, но ни один не предоставляет полноценной точной информации
[Примеры: общие вопросы здоровья, организации по борьбе с раком, специальные сайты, советы врачей]
Для построения такой структуры необходим анализ каждого элемента: альтернативных вариантов, возможных последствий, затрат или любых других факторов, которые должны быть предварительно взвешены. Существует удобная модель анализа сложных решений — принцип пирамиды, разработанный для McKinsey Барбарой Минто[26].
Принцип пирамиды
В самом простом варианте пирамида устроена так: сначала приводятся основные, более абстрактные идеи, а потом уже все остальные. Поскольку ключевые идеи всегда состоят из более мелких, то структуру можно представить в виде пирамиды из групп идей, связанных единой мыслью.
В структуре пирамиды основные опорные пункты, расположенные по вертикали, суммируют все то, что сказано ниже, тогда как идеи, размещенные по горизонтали, взаимосвязаны между собой и представляют общую логическую аргументацию.
Хотя к такой структуре можно привести не все презентации, в каждой из них обязательно должна рассматриваться поставленная проблема, а принцип пирамиды пригодится для выстраивания мыслей. Минто отмечает, что большинство людей смутно представляют свои идеи, когда садятся писать. «Как мне понять, о чем я думаю, — задался вопросом романист Эдвард Форстер, — пока я не увижу то, что написал?»
Как структурировать презентацию
Удачная презентация — это комбинация четкого мышления при ее подготовке и понятной коммуникации при выступлении. То, что вы скажете и какие навыки продемонстрируете в ходе презентации, — все должно помогать в реализации вашей бизнес-задачи.
1. Придерживайтесь простоты — придерживайтесь цели
Прежде всего определите цели и стратегию. Чтобы задать презентации направление и удерживать внимание слушателей, необходима тема. Сформулируйте простую запоминающуюся тему и начните с нее прямо в заголовке:
УДВОЙТЕ СВОИ ПРОДАЖИ
СОКРАТИТЕ ИЗДЕРЖКИ
ПОСТРОЙТЕ НОВЫЙ СТАДИОН
ПОЛУЧИТЕ БОЛЬШЕ РАЗВЛЕЧЕНИЙ ДЛЯ ЖИТЕЛЕЙ БОСТОНА
Свяжите каждый элемент презентации с темой. Если у вас есть диаграммы, поместите тему на каждой из них, а также упоминайте ее по ходу презентации. Это позволит аудитории сосредоточиться на сути вашего выступления.
2. Поясните публике, к чему вы ведете
Огласите все пункты, которые будут освещены в ходе презентации, опишите ее структуру и уточните, сколько времени она займет. Ваш расчет, конечно, будет приблизительным, но ошибиться можно только в большую сторону. Иными словами, если презентация, которая должна идти 20 минут, длится 25, то это кажется вечностью. Обещайте, что проведете ее за 30 минут, и если закончите пятью минутами раньше, то ее воспримут как короткую, яркую и дельную.
В ходе выступления ссылайтесь на повестку дня, чтобы держать внимание аудитории. Распечатайте копии презентации, чтобы люди могли к ним обращаться и не отвлекаться на конспектирование ваших слов. Постарайтесь ответить на все вопросы слушателей, а если затрудняетесь с ответом, скажите об этом прямо и поясните причины.
3. Говорите о них, а не о себе
Пока вы рассказываете о своей квалификации и своих успехах, люди в аудитории думают об их собственных организациях, их бизнесе и проблемах. Самая большая ошибка при проведении презентации — начать с перечисления ваших характеристик, говорящих людям, какой вы потрясающий.
Работая в рекламе, авторы этой книги узнали, что лучшие презентации нового бизнеса начинаются с анализа перспективных рынков. Даже небольшие исследования приковывают внимание аудитории, а способность докладчика проникать в суть проблемы заставляет прислушиваться к его рекомендациям. Заслуги свои перечисляйте в конце, если это понадобится. К тому моменту сделка либо уже совершена, либо нет.
Соотнесите то, что вы предлагаете, с потребностями аудитории. Преподнесите все, о чем говорится в вашем выступлении, с точки зрения выгоды для публики.
4. Используйте заголовки, а не метки
Докладчики нередко показывают диаграммы с внушительными массивами данных, но не всегда могут их объяснить. О чем именно говорят ваши цифры? Заголовки на графиках и рисунках должны пояснить аудитории, как следует понимать те или иные показатели.
Пишите так
Вместо
Низкая ценовая конкуренция выгодна
Тенденции
Наше преимущество — качественный сервис
Почему поворотный момент?
Мы должны улучшить обслуживание
Заключение
Обозначайте в заголовках сущностные моменты, последовательно ведите аудиторию от диаграммы к диаграмме, от слайда к слайду.
Вводная стратегия
Выход на маленькие рынки, а затем на большие.
Освоение трех новых рынков каждые шесть месяцев.
Активное строительство весной и летом.
Прочтите слушателям каждое слово на экране или диаграмме. Не надо перефразировать — люди будут читать то, что у них перед глазами, вне зависимости от ваших действий. Когда услышанное отличается от увиденного, то это отвлекает.
Прочитайте все, потом прокомментируйте или подробно остановитесь на отдельных пунктах. Если импровизация — ваш конек, можете основные мысли рассказать устно, а диаграммы и слайды снабдить только ключевыми словами или фразами.
Стойте лицом к аудитории. Многие докладчики поворачиваются спиной и читают с экрана, особенно когда он выше уровня глаз. Работайте со слайдом на мониторе ноутбука или с распечаткой, но всегда лицом к людям. Избегайте показа слайдов в темных комнатах (особенно после обеда) — световое пятно компьютерной презентации и без затемненного помещения приковывает внимание публики.
5. Вовлекайте аудиторию
Ищите визуальные средства, чтобы представить информацию интересно. Немного креативности пойдет на пользу. Новые компьютерные программы облегчают построение диаграмм, а многие СМИ сотрудничают с ведущими художниками, чтобы сделать графики и рисунки интересными и понятными. У USA Today в этом огромный опыт, они каждый день размещают минимум одну гистограмму в нижнем левом углу первой полосы. Не будет лишним изучить их приемы и что-то заимствовать.
Продумайте, как вовлечь аудиторию в процесс презентации. Можно предложить слушателям предугадать результаты исследования, а лишь затем их продемонстрировать, можно также выбрать форму вопросов-ответов.
Попробуйте добавить нечто неожиданное. Вы могли бы дать аудитории прослушать записи реплик клиентов, описывающих вашу продукцию; процитировать отрывки из речей руководителей, произнесенных несколько лет назад, когда вы сами были слушателем; показать выдержку из теленовостей, которые освещают какой-то важный момент.
Дэвид Огилви[27] был мастером презентации. Так, чтобы высказать мнение о важности найма лучших специалистов, он представил управляющих в виде кукол-матрешек. Самую маленькую матрешку он обернул листом бумаги, на котором написал:
Если мы наймем людей меньше нас самих, то станем компанией карликов. Если мы наймем людей больше нас самих, мы станем компанией гигантов.