Как писать деловое письмо
Есть моменты, когда только написанное от руки или напечатанное письмо поможет вам достичь цели. Официальное послание на фирменном бланке компании производит весомое впечатление, чего нельзя ожидать от электронного сообщения или телефонного звонка.
Юридические и финансовые вопросы требуют точности и детализации, изложенной на бумаге. Невозможно ничем заменить письма, написанные от руки, если вы кого-то поздравляете или выражаете благодарность и сочувствие. Для некоторых сам процесс получения и распечатывания письма остается приятным ритуалом. Ниже даны рекомендации, благодаря которым вы сможете быть уверены, что ваш читатель не будет разочарован.
1. Уточните адрес и имя
Если вы допустите ошибки в имени, то дело не заладится с самого начала. Это наведет читателя на мысль, что вам все равно или вы небрежный человек. Проверьте все имена на конверте и в письме, имена отдельных людей и названия компаний. Используйте обращения «г-н» или «г-жа» — многие ценят соблюдение формальностей. Если не знаете, какого пола тот, к кому вы обращаетесь, то лучше не рисковать.
Проверьте каждую деталь. Неправильно адресованное письмо в лучшем случае демонстрирует вашу неаккуратность, в худшем — оно просто не дойдет до адресата. Всегда пишите на конверте обратный адрес.
2. Тщательно продумайте приветствие
«Уважаемый (-ая)» — этой условностью мы всегда начинаем если не электронные сообщения, то любую форму официальной переписки. И хотя это может звучать странно и старомодно, все попытки отказаться от этого обращения кажутся искусственными. Нам нравится британская традиция писать от руки tipandtail[24] (как приветствия, так и подписи). В менее официальных письмах можно обратиться так: «Питер» или: «Привет, Питер».
Стоит подумать о том, что последует за «Уважаемым». Пишите имена, только если вы уже обращались к адресату по имени. Никогда не становитесь ничьим «другом по переписке» в одностороннем порядке. Пишите названия должностей, занимаемых вашими адресатами, — доктор, судья, профессор, — когда это уместно.
Прекрасным вариантом будет написать имя и фамилию[25]: «Уважаемая Джоан Ларсон». Это звучит не так формально, как «Уважаемая г-жа Ларсон», но при этом не предполагается личного знакомства, как если бы вы написали «Уважаемая Джоан». Так можно написать кому-нибудь, кого вы уже встречали, но кто может вас не помнить. Или кому-нибудь, кто старше вас и с кем вы знакомы мимоходом.
3. Обдумайте, с какого названия начать
Многие деловые письма — часть продолжительной переписки между продавцом и покупателем, адвокатом и клиентом, частной фирмой и правительственной организацией. В таких случаях хорошей идеей будет начать приветствие с названия.
Джордж:
КУЛЬМИНАЦИЯ СУДЕБНОГО ПРОЦЕССА: ВТОРОЙ ЭТАП
Такое название сразу говорит о предмете сообщения и помогает каждому, кто разбирает письма по этому вопросу. Учтите, что можно использовать название и в письмах, которые вы отправляете впервые незнакомым вам людям. Ничто иное не сможет столь быстро определить тему вашего сообщения:
Уважаемые представители компании American Express!
ПОТЕРЯННАЯ КРЕДИТНАЯ КАРТА — СЧЕТ # 3729 — 051721
4. Пусть первое же предложение работает на вас
Поскольку названия писем — не повсеместная практика, они могут показаться вам слишком резкими в ряде ситуаций. В таком случае первое предложение должно взять на себя функцию заголовка. Вашему читателю важно сразу понять, о чем письмо.
Билл Смит довел до нашего сведения, что вы обеспокоены ходом переговоров Джейн Джонс с банком.
Нет никакой необходимости создавать письменный эквивалент светской беседы. Самое вежливое — избавить читателя от необходимости разгадывать, что именно вы хотели сказать.
Уважаемый однокурсник,
Как вы знаете, мы замечательно отпраздновали 15-ю годовщину выпуска в июне прошлого года. Мы все можем гордиться подарком, который подготовил наш курс. Теперь начался первый год кампании по празднованию столетия университета.
А вот более прямолинейно и по сути:
Уважаемый однокурсник,
Пришло время подготовить наш 16-й ежегодный подарок для университета. Вы помните, какой отличный презент мы вручили на 15-й встрече выпускников, но необходимо двигаться дальше.
Что же можно сказать о письмах с ответами на вопросы или о продолжающих тему прошлой переписки? Вы действительно считаете, что читатель узнает, о чем ваше письмо, самостоятельно вспомнив о содержании предыдущих?
Да, но до определенного момента; ниже мы привели примеры ответов на запрос о предоставлении информации:
Слишком многословно
Слишком резко
Уважаемый г-н Аллен,
Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июня, в котором вы выразили интерес к литературе, описывающей наш ассортимент гербицидов, в которой уделяется особое внимание борьбе с одуванчиками на газонах в жилых кварталах. К сожалению, у нас нет брошюр на эту тему, но, возможно, вам пригодится следующая информация...
Уважаемый г-н Аллен,
Сожалеем, но у нас нет литературы, о которой вы спрашивали. Ниже информация, которая, возможно, содержит то, что вам нужно.
Письмо справа оставляет слишком много недосказанного. Если г-н Аллен (который, вероятно, пишет десятки писем в день) не вспомнит, что конкретно он написал этой компании, то первые два предложения ему вряд ли помогут. Здесь необходимо напомнить, какой именно запрос он отправлял: более конкретно, чем в первом письме, и не столь резко, как во втором.
Уважаемый г-н Аллен,
Сожалею, но у нас разошлись все книги о борьбе с одуванчиками. Мы обязательно сообщим вам о новых поступлениях. Возможно, эта информация окажется для вас полезной.
Первое короткое предложение напоминает г-ну Аллену о сути вопроса и сообщает ему важную вещь, которую он должен знать. Всегда обозначайте предмет вашего письма в первом предложении.
5. Остановитесь, когда закончите
Ход изложения мысли в некоторых письмах замедляется перед концовкой. Избегайте писать такие банальности, как:
Пожалуйста, позвоните, если у вас будут какие-либо вопросы.
Я надеюсь, что это развеет ваши опасения.
Пожалуйста, внимательно проанализируйте это дело.
Если вам нечего добавить, просто остановитесь.
Когда ваше последнее предложение напоминает о том, что читатель в любом случае предпримет, то складывается впечатление, что это лишь дань формальности. Воздержитесь от нее.
Окончание не покажется резким, если тон всего письма был достаточно теплым. Желая добавить нечто персональное, убедитесь, что сказанное вами действительно личное.
Как у вас дела? Я читал, у вас сильная жара.
Джордж, благодаря таким покупателям, как вы, я понимаю, что веду бизнес не зря!
6. Будьте конкретны при описании последующих шагов
Если вы хотите, чтобы ваше письмо побуждало кого-то к действиям, в последнем абзаце должно быть ясно указано, каких именно действий вы ожидаете. Если вы сами намерены их предпринять, опишите ваши планы:
Абстрактно
Конкретно
Мы надеемся на ваш скорый ответ.
Пожалуйста, сообщите нам о своем решении до 1 августа, чтобы мы уложились в сроки.
С нетерпением жду встречи с вами, чтобы мы могли все обсудить.
Вы свободны в обед в пятницу, 17 июля? Позвоню вам утром в этот день, чтобы все уточнить.
7. Заканчивайте письмо уместным образом
Гене Шалит, кинокритик шоу Today, подписывает свои письма словом «Твой» — это его визитная карточка. В целом, однако, завершение писем — не место для демонстрации своей индивидуальности. Придерживайтесь привычного и уместного стиля.
Фразу «Ваш покорный слуга» употребляют без какого-либо подтекста, она привычна, как и обращение «Уважаемый…», а потому ею удобно пользоваться. «С уважением» и «Искренне ваш» также можно использовать — подобная концовка намекает на уважение и искренность, которые ваш читатель принимает как должные.
Фраза «С сердечным приветом», на наш взгляд, неуместна в деловой переписке (представьте себе: «Мы передали ваше дело адвокатам. С сердечным приветом…»). «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего», «Всего хорошего» — все эти концовки подходят для дружеского общения, они менее официальны, но не употребляйте их, если вы не знаете своего читателя лично. Не забудьте подписать свое имя в конце письма.
Как справиться с написанием некоторых распространенных видов писем
Письма с просьбой о чем-то
Скажите, что вы хотите, сразу же. Не начинайте с объяснений, почему вы этого хотите. Вашему читателю неинтересны причины до того, как вы попросите его о чем-то.
Уважаемый г-н Салливан,
Мы новая фирма по продаже электроники, и нам необходимо создать отдел, чтобы провести несколько фундаментальных исследований.
Соответственно, наш президент, г-н Гене Шульц, решил, что было бы хорошо, если бы мы узнали, как создавались некоторые масштабные исследовательские отделы, такие как Bell Laboratories.
В чем наша проблема?
О чем мы думаем?
До сих пор не сказано, что мы хотим
Не начинайте с выражения своей признательности.
Есть моменты, когда только написанное от руки или напечатанное письмо поможет вам достичь цели. Официальное послание на фирменном бланке компании производит весомое впечатление, чего нельзя ожидать от электронного сообщения или телефонного звонка.
Юридические и финансовые вопросы требуют точности и детализации, изложенной на бумаге. Невозможно ничем заменить письма, написанные от руки, если вы кого-то поздравляете или выражаете благодарность и сочувствие. Для некоторых сам процесс получения и распечатывания письма остается приятным ритуалом. Ниже даны рекомендации, благодаря которым вы сможете быть уверены, что ваш читатель не будет разочарован.
1. Уточните адрес и имя
Если вы допустите ошибки в имени, то дело не заладится с самого начала. Это наведет читателя на мысль, что вам все равно или вы небрежный человек. Проверьте все имена на конверте и в письме, имена отдельных людей и названия компаний. Используйте обращения «г-н» или «г-жа» — многие ценят соблюдение формальностей. Если не знаете, какого пола тот, к кому вы обращаетесь, то лучше не рисковать.
Проверьте каждую деталь. Неправильно адресованное письмо в лучшем случае демонстрирует вашу неаккуратность, в худшем — оно просто не дойдет до адресата. Всегда пишите на конверте обратный адрес.
2. Тщательно продумайте приветствие
«Уважаемый (-ая)» — этой условностью мы всегда начинаем если не электронные сообщения, то любую форму официальной переписки. И хотя это может звучать странно и старомодно, все попытки отказаться от этого обращения кажутся искусственными. Нам нравится британская традиция писать от руки tipandtail[24] (как приветствия, так и подписи). В менее официальных письмах можно обратиться так: «Питер» или: «Привет, Питер».
Стоит подумать о том, что последует за «Уважаемым». Пишите имена, только если вы уже обращались к адресату по имени. Никогда не становитесь ничьим «другом по переписке» в одностороннем порядке. Пишите названия должностей, занимаемых вашими адресатами, — доктор, судья, профессор, — когда это уместно.
Прекрасным вариантом будет написать имя и фамилию[25]: «Уважаемая Джоан Ларсон». Это звучит не так формально, как «Уважаемая г-жа Ларсон», но при этом не предполагается личного знакомства, как если бы вы написали «Уважаемая Джоан». Так можно написать кому-нибудь, кого вы уже встречали, но кто может вас не помнить. Или кому-нибудь, кто старше вас и с кем вы знакомы мимоходом.
3. Обдумайте, с какого названия начать
Многие деловые письма — часть продолжительной переписки между продавцом и покупателем, адвокатом и клиентом, частной фирмой и правительственной организацией. В таких случаях хорошей идеей будет начать приветствие с названия.
Джордж:
КУЛЬМИНАЦИЯ СУДЕБНОГО ПРОЦЕССА: ВТОРОЙ ЭТАП
Такое название сразу говорит о предмете сообщения и помогает каждому, кто разбирает письма по этому вопросу. Учтите, что можно использовать название и в письмах, которые вы отправляете впервые незнакомым вам людям. Ничто иное не сможет столь быстро определить тему вашего сообщения:
Уважаемые представители компании American Express!
ПОТЕРЯННАЯ КРЕДИТНАЯ КАРТА — СЧЕТ # 3729 — 051721
4. Пусть первое же предложение работает на вас
Поскольку названия писем — не повсеместная практика, они могут показаться вам слишком резкими в ряде ситуаций. В таком случае первое предложение должно взять на себя функцию заголовка. Вашему читателю важно сразу понять, о чем письмо.
Билл Смит довел до нашего сведения, что вы обеспокоены ходом переговоров Джейн Джонс с банком.
Нет никакой необходимости создавать письменный эквивалент светской беседы. Самое вежливое — избавить читателя от необходимости разгадывать, что именно вы хотели сказать.
Уважаемый однокурсник,
Как вы знаете, мы замечательно отпраздновали 15-ю годовщину выпуска в июне прошлого года. Мы все можем гордиться подарком, который подготовил наш курс. Теперь начался первый год кампании по празднованию столетия университета.
А вот более прямолинейно и по сути:
Уважаемый однокурсник,
Пришло время подготовить наш 16-й ежегодный подарок для университета. Вы помните, какой отличный презент мы вручили на 15-й встрече выпускников, но необходимо двигаться дальше.
Что же можно сказать о письмах с ответами на вопросы или о продолжающих тему прошлой переписки? Вы действительно считаете, что читатель узнает, о чем ваше письмо, самостоятельно вспомнив о содержании предыдущих?
Да, но до определенного момента; ниже мы привели примеры ответов на запрос о предоставлении информации:
Слишком многословно
Слишком резко
Уважаемый г-н Аллен,
Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июня, в котором вы выразили интерес к литературе, описывающей наш ассортимент гербицидов, в которой уделяется особое внимание борьбе с одуванчиками на газонах в жилых кварталах. К сожалению, у нас нет брошюр на эту тему, но, возможно, вам пригодится следующая информация...
Уважаемый г-н Аллен,
Сожалеем, но у нас нет литературы, о которой вы спрашивали. Ниже информация, которая, возможно, содержит то, что вам нужно.
Письмо справа оставляет слишком много недосказанного. Если г-н Аллен (который, вероятно, пишет десятки писем в день) не вспомнит, что конкретно он написал этой компании, то первые два предложения ему вряд ли помогут. Здесь необходимо напомнить, какой именно запрос он отправлял: более конкретно, чем в первом письме, и не столь резко, как во втором.
Уважаемый г-н Аллен,
Сожалею, но у нас разошлись все книги о борьбе с одуванчиками. Мы обязательно сообщим вам о новых поступлениях. Возможно, эта информация окажется для вас полезной.
Первое короткое предложение напоминает г-ну Аллену о сути вопроса и сообщает ему важную вещь, которую он должен знать. Всегда обозначайте предмет вашего письма в первом предложении.
5. Остановитесь, когда закончите
Ход изложения мысли в некоторых письмах замедляется перед концовкой. Избегайте писать такие банальности, как:
Пожалуйста, позвоните, если у вас будут какие-либо вопросы.
Я надеюсь, что это развеет ваши опасения.
Пожалуйста, внимательно проанализируйте это дело.
Если вам нечего добавить, просто остановитесь.
Когда ваше последнее предложение напоминает о том, что читатель в любом случае предпримет, то складывается впечатление, что это лишь дань формальности. Воздержитесь от нее.
Окончание не покажется резким, если тон всего письма был достаточно теплым. Желая добавить нечто персональное, убедитесь, что сказанное вами действительно личное.
Как у вас дела? Я читал, у вас сильная жара.
Джордж, благодаря таким покупателям, как вы, я понимаю, что веду бизнес не зря!
6. Будьте конкретны при описании последующих шагов
Если вы хотите, чтобы ваше письмо побуждало кого-то к действиям, в последнем абзаце должно быть ясно указано, каких именно действий вы ожидаете. Если вы сами намерены их предпринять, опишите ваши планы:
Абстрактно
Конкретно
Мы надеемся на ваш скорый ответ.
Пожалуйста, сообщите нам о своем решении до 1 августа, чтобы мы уложились в сроки.
С нетерпением жду встречи с вами, чтобы мы могли все обсудить.
Вы свободны в обед в пятницу, 17 июля? Позвоню вам утром в этот день, чтобы все уточнить.
7. Заканчивайте письмо уместным образом
Гене Шалит, кинокритик шоу Today, подписывает свои письма словом «Твой» — это его визитная карточка. В целом, однако, завершение писем — не место для демонстрации своей индивидуальности. Придерживайтесь привычного и уместного стиля.
Фразу «Ваш покорный слуга» употребляют без какого-либо подтекста, она привычна, как и обращение «Уважаемый…», а потому ею удобно пользоваться. «С уважением» и «Искренне ваш» также можно использовать — подобная концовка намекает на уважение и искренность, которые ваш читатель принимает как должные.
Фраза «С сердечным приветом», на наш взгляд, неуместна в деловой переписке (представьте себе: «Мы передали ваше дело адвокатам. С сердечным приветом…»). «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего», «Всего хорошего» — все эти концовки подходят для дружеского общения, они менее официальны, но не употребляйте их, если вы не знаете своего читателя лично. Не забудьте подписать свое имя в конце письма.
Как справиться с написанием некоторых распространенных видов писем
Письма с просьбой о чем-то
Скажите, что вы хотите, сразу же. Не начинайте с объяснений, почему вы этого хотите. Вашему читателю неинтересны причины до того, как вы попросите его о чем-то.
Уважаемый г-н Салливан,
Мы новая фирма по продаже электроники, и нам необходимо создать отдел, чтобы провести несколько фундаментальных исследований.
Соответственно, наш президент, г-н Гене Шульц, решил, что было бы хорошо, если бы мы узнали, как создавались некоторые масштабные исследовательские отделы, такие как Bell Laboratories.
В чем наша проблема?
О чем мы думаем?
До сих пор не сказано, что мы хотим
Не начинайте с выражения своей признательности.